Приёмная, в которой находится секретаря — сердце любой компании, поэтому рабочее место должно отвечать определённым требованиям. Работа в приёмной и рабочий стол секретаря руководителя не должны быть организованы плохо. Качество работы приёмной – лицо организации. Плохо оборудованная приёмная сразу показывает фирму в неприглядном свете. Приёмная всегда находится рядом с кабинетом руководителя
Рабочая зона секретаря – пространственно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря — это, прежде всего удобный и просторный рабочий стол. Любые канцелярские принадлежности должны там содержаться в идеальном порядке.
Рекомендуется установить просторный и рационально – удобный стол, за которым возможно будет свободно организовать работу с документами и проводить беседу с посетителями. Для этого лучше использовать стол, который перед сидящим человеком немного уже, чем с боков. Такая конструкция стола позволяет иметь достаточно рационально использовать место для работы с документацией за столом и общения с посетителями.
Рациональная организация рабочего места секретаря-делопроизводителя имеет очень важное значение.
В основные функции секретаря входит: информационная связь, планирование распорядка рабочего дня, управление перечнем необходимых материалов, которые имеются.
Планировка рабочего места секретаря должна приносить максимум удобства для выполнения возложенных обязанностей, а также время отвечать соображениям экономии пространства рабочего стола и приёмной в целом. На столе, по мимо всего прочего, должен быть правильно и удобно размещён компьютер.
Кроме того в приёмной должно быть оборудовано пространство для посетителей, соответствующей офисной техники и для размещения бумаг делопроизводства.
Стол секретаря должен располагаться так, чтобы можно было с лёгкость видеть все входящих.
